Orientações gerais para órgãos da Administração Pública, das esferas Federal, Estadual e Municipal, dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, sobre o envio ou abertura de Processos Eletrônicos na UFPA.
ENVIO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS
ORIENTAÇÕES:
1. Caso o órgão faça uso de processo eletrônico e já tenham aderido ao Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional (PEN), os processos devem ser enviados por meio do barramento, da seguinte forma:
Processos referentes a Gestão de Pessoas: Poder Executivo Federal > Ministério da Educação > Universidade Federal do Pará > Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoal - PROGEP / UFPA / MEC (54855).
Todos os demais processos: Poder Executivo Federal > Ministério da Educação > Universidade Federal do Pará > Arquivo Central > Coordenadoria de Gestão Documental > Divisão de Comunicação - DCOM / CGDOC / ARQUIVOCENTRAL / UFPA / MEC (54683).
2. Caso o órgão faça uso de processo eletrônico, mas não tenha aderido ao Barramento de Serviços do PEN:
Encaminhar o arquivo digital do(s) processo(s) eletrônico(s), em formato PDF, para o e-mail: protocologeral@ufpa.br, com a indicação da unidade de destino do processo.
3. Caso o órgão não faça uso de processo eletrônico:
Dar entrada com documentos originais, de forma presencial, no Protocolo Geral da UFPA.
Os documentos físicos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao usuário.
ABERTURA DE PROCESSOS ELETRÔNICOS
ORIENTAÇÕES:
1. Para os casos de documentos físicos recebidos por meio de SEDEX:
Os documentos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao remetente com a indicação do Número Único de Protocolo.
Orientações para Abertura de Processos Eletrônicos Pessoas Jurídicas de Direito Privado e Pessoas Físicas
Abertura de Processos Eletrônicos
1. Caso as pessoas jurídicas ou físicas façam uso de assinatura eletrônica em conformidade com o Decreto 10.543, de 13 de novembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público.
Poderão encaminhar, via e-mail, para (pae@ufpa.br), os arquivos digitais dos documentos para abertura do processo eletrônico.
Os arquivos digitais deverão ser encaminhados por espécies documentais, ou seja, cada espécie deve constar em um arquivo digital único. Por exemplo: Ofício; Nota Fiscal; Termo Aditivo; Minuta de contrato. Cada um dos documentos deverá apresentar a assinatura eletrônica.
A equipe do Protocolo Geral da UFPA analisará a conformidade dos documentos e procederá a abertura do processo e indicará ao remetente o Número Único de Protocolo sob o qual será cadastrado.
Se identificada a não observância de alguma das orientações acima, a equipe solicitará os ajustes que forem necessários.
2. Caso não façam uso de assinatura eletrônica em conformidade com o Decreto 10.543, de 13 de novembro de 2020, os documentos deverão ser entregues, presencialmente, no Protocolo Geral da UFPA.
Os documentos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao usuário no ato do atendimento.
Interação eletrônica de assinantes externos em documentos, no SIPAC-UFPA
PERMISSÕES PARA USUÁRIOS EXTERNOS
O acesso do usuário externo ao módulo Mesa Virtual do SIPAC é destinado a pessoas físicas externas à UFPA, que participem de processos administrativos na instituição ou que representem pessoas físicas ou jurídicas nessa situação, para fins de assinatura eletrônica de contratos, convênios, termos, acordos, atas e demais documentos protocolados na Mesa Virtual.
A realização do cadastro como assinante externo implica na aceitação das normas que regulamentam o processo eletrônico, com fundamento na legislação pertinente, destacando-se o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login e senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.
Destaca-se ainda que a criação desse mecanismo está em conformidade com a LEI Nº 14.063, DE 23 DE SETEMBRO DE 2020 e configura-se como uma assinatura eletrônica simples que permite identificar o seu signatário, anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. De acordo com a MP 983/2020, a assinatura eletrônica simples pode ser admitida nas interações com ente público que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo.
IMPORTANTE
Para cadastrar-se como usuário externo no SIPAC - UFPA, o solicitante deverá apresentar os seguintes documentos:
1. Arquivo do Documento Oficial (RG) com CPF;
2. Arquivo de Selfie: o usuário deverá inserir uma “foto” segurando seu documento de identificação oficial com foto, assinatura e CPF (escolhido anteriormente) igualmente a uma “selfie”. É importante que a selfie esteja nítida e clara para que seja feita a validação pela equipe responsável na UFPA;
3. Arquivo de Termo de Concordância e Veracidade: o usuário deverá acessar o TERMO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE, realizar a leitura do mesmo e em seguida inserir a sua assinatura (conforme assinatura do documento oficial enviado). Recomenda-se que esse documento seja impresso, assinado manualmente, digitalizado e inserido no sistema. Salvo no caso em que o usuário externo tenha assinatura digital, emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP - Brasil.
O passo a passo para cadastramento está disponível abaixo:
OBSERVAÇÃO: Os casos em que poderão ser admitidas as assinaturas eletrônicas de usuários externos, bem como os procedimentos referentes ao recebimento e cadastramento de processos e documentos em formato eletrônico serão definidos e divulgados conjuntamente pelas unidades que possuem relacionamento direto com usuários externos e a Comissão de Implantação do PAE-UFPA.
Para mais informações:
Ramal: 3201-7468
E-mail: catec.ac@ufpa.br