Orientações gerais para órgãos da Administração Pública, das esferas Federal, Estadual e Municipal, dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, sobre o envio ou abertura de Processos Eletrônicos na UFPA.


ENVIO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS

ORIENTAÇÕES:

1. Caso o órgão faça uso de processo eletrônico e já tenham aderido ao Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional (PEN), os processos devem ser enviados por meio do barramento, da seguinte forma:

  • Processos referentes a Gestão de Pessoas: Poder Executivo Federal > Ministério da Educação > Universidade Federal do Pará > Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoal - PROGEP / UFPA / MEC (54855).

  • Todos os demais processos: Poder Executivo Federal > Ministério da Educação > Universidade Federal do Pará > Arquivo Central > Coordenadoria de Gestão Documental > Divisão de Comunicação - DCOM / CGDOC / ARQUIVOCENTRAL / UFPA / MEC (54683).

2. Caso o órgão faça uso de processo eletrônico, mas não tenha aderido ao Barramento de Serviços do PEN:

  • Encaminhar o arquivo digital do(s) processo(s) eletrônico(s), em formato PDF, para o e-mail: protocologeral@ufpa.br, com a indicação da unidade de destino do processo.

3. Caso o órgão não faça uso de processo eletrônico:

  • Dar entrada com documentos originais, de forma presencial, no Protocolo Geral da UFPA.

  • Os documentos físicos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao usuário.


ABERTURA DE PROCESSOS ELETRÔNICOS

ORIENTAÇÕES:

1. Para os casos de documentos físicos recebidos por meio de SEDEX:

  • Os documentos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao remetente com a indicação do Número Único de Protocolo.


Orientações para Abertura de Processos Eletrônicos Pessoas Jurídicas de Direito Privado e Pessoas Físicas

Abertura de Processos Eletrônicos

1. Caso as pessoas jurídicas ou físicas façam uso de assinatura eletrônica em conformidade com o Decreto 10.543, de 13 de novembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público.

  • Poderão encaminhar, via e-mail, para (protocologeral@ufpa.br), os arquivos digitais dos documentos para abertura do processo eletrônico.

  • Os arquivos digitais deverão ser encaminhados por espécies documentais, ou seja, cada espécie deve constar em um arquivo digital único. Por exemplo: Ofício; Nota Fiscal; Termo Aditivo; Minuta de contrato. Cada um dos documentos deverá apresentar a assinatura eletrônica.

  • A equipe do Protocolo Geral da UFPA analisará a conformidade dos documentos e procederá a abertura do processo e indicará ao remetente o Número Único de Protocolo sob o qual será cadastrado.

  • Se identificada a não observâncias de alguma das orientações acima, a equipe solicitará os ajustes que forem necessários.

2. Caso não façam uso de assinatura eletrônica em conformidade com o Decreto 10.543, de 13 de novembro de 2020, os documentos deverão ser entregues, presencialmente, no Protocolo Geral da UFPA.

  • Os documentos serão digitalizados para abertura do processo eletrônico e devolvidos ao usuário no ato do atendimento.



Interação eletrônica de assinantes externos em documentos, no SIPAC-UFPA

PERMISSÕES PARA USUÁRIOS EXTERNOS


O acesso do usuário externo ao módulo Mesa Virtual do SIPAC é destinado a pessoas físicas externas à UFPA, que participem de processos administrativos na instituição ou que representem pessoas físicas ou jurídicas nessa situação, para fins de assinatura eletrônica de contratos, convênios, termos, acordos, atas e demais documentos protocolados na Mesa Virtual.

A realização do cadastro como assinante externo implica na aceitação das normas que regulamentam o processo eletrônico, com fundamento na legislação pertinente, destacando-se o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login e senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Destaca-se ainda que a criação desse mecanismo está em conformidade com a LEI Nº 14.063, DE 23 DE SETEMBRO DE 2020 e configura-se como uma assinatura eletrônica simples que permite identificar o seu signatário, anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. De acordo com a MP 983/2020, a assinatura eletrônica simples pode ser admitida nas interações com ente público que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo.

IMPORTANTE

Para cadastrar-se como usuário externo no SIPAC - UFPA, o solicitante deverá apresentar os seguintes documentos:

1. Arquivo do Documento Oficial (RG) com CPF;

2. Arquivo de Selfie: o usuário deverá inserir uma “foto” segurando seu documento de identificação oficial com foto, assinatura e CPF (escolhido anteriormente) igualmente a uma “selfie”. É importante que a selfie esteja nítida e clara para que seja feita a validação pela equipe responsável na UFPA;

3. Arquivo de Termo de Concordância e Veracidade: o usuário deverá acessar o TERMO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE, realizar a leitura do mesmo e em seguida inserir a sua assinatura (conforme assinatura do documento oficial enviado). Recomenda-se que esse documento seja impresso, assinado manualmente, digitalizado e inserido no sistema. Salvo no caso em que o usuário externo tenha assinatura digital, emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP - Brasil.

O passo a passo para cadastramento está disponível abaixo:


OBSERVAÇÃO: Os casos em que poderão ser admitidas as assinaturas eletrônicas de usuários externos, bem como os procedimentos referentes ao recebimento e cadastramento de processos e documentos em formato eletrônico serão definidos e divulgados conjuntamente pelas unidades que possuem relacionamento direto com usuários externos e a Comissão de Implantação do PAE-UFPA.






Para mais informações:

Ramal: 3201-7468

E-mail: catec.ac@ufpa.br